Erstattungsfähige direkte Kosten

Direkte Kosten sind alle finanziellen Aufwendungen (nach Artikel 6.2 des Grant Agreement), die dem Projekt zugeordnet werden können, wie Personalkosten, Reisekosten, Verbrauchsmaterialien, Geräteabschreibungen, Unteraufträge und Auditkosten.

Als Personalkosten können alle Zuwendungsempfänger (beneficiaries) in Horizont Europa sowohl für das Projekt angestellte Mitarbeiter als auch fest angestelltes Personal als direkte Kosten ansetzen. Voraussetzung ist, dass sämtliches Projektpersonal

• direkt beim Zuwendungsempfänger nach nationalem Recht angestellt ist,
• dass das Projektpersonal unter der alleiniger Aufsicht und in Verantwortung des Zuwendungsempfängers tätig ist und
• die Vergütung des Projektpersonals den üblichen Praktiken des Zuwendungsempfängers entspricht.

Neue Personalkostenberechnung in Horizont Europa:

• Personalkosten werden auf Tagesbasis und nicht mehr auf Stundenbasis abgerechnet
• keine Wahlmöglichkeit mehr zwischen monatlicher oder jährlicher Berechnung
• Regelung zur Verwendung der Kosten des letzten abgeschlossenen Haushaltsjahres entfällt

Unteraufträge (Subcontracts):

Unteraufträge sind kleinere inhaltliche Projektarbeiten, die nicht von dem am Projekt beteiligten Partnern geleistet werden können. Bei ihrer Vergabe muss das jeweilige nationale Vergaberecht beachtet werden.

Zusätzlich gilt es bei Unteraufträgen folgendes zu beachten:

• Sie müssen im Annex 1 des Grant Agreement angegeben sein
• Preise können Gewinnmargen enthalten
• Indirekte Kosten können nicht angerechnet werden
• Unteraufträge zwischen Projektpartnern sind nicht zulässig
• Zusätzliche Unteraufträge können nur durch ein Amendment ergänzt werden

Reisekosten

Reisen aus EU-Mitteln unterliegen grundsätzlich den gleichen Regelungen wie Reisen aus Haushaltsmitteln (z.B. Bundesreisekostengesetz und Auslandsreisekostenverordnung). Reisen müssen dem Projekt zugeordnet sein und während der Projektlaufzeit anfallen. Es gilt das bei der Einrichtung angewendete Reisekostengesetz.

Geräte (Equipment)

Für Geräte können nur die Abschreibungskosten während der Nutzung im Projekt während der Projektlaufzeit abgerechnet werden. Die EU-Kommission gibt vor, dass Geräte entsprechend den hausüblichen Regeln abgeschrieben werden müssen. Einem Gerät wird auf Grundlage der hauseigenen Abschreibungstabelle eine Lebensdauer zugewiesen. Das Gerät wird ab dem Monat der Anschaffung (Rechnungsdatum) über seine Lebensdauer hinweg linear abgeschrieben. Die Abschreibung von Gerätekosten über ein EU-Projekt kann nur während die Laufzeit des Projektes erfolgen. Läuft ein Projekt z.B. vier Jahre lang, kann ein Gerät mit einer Lebensdauer von acht Jahren zur Hälfte seines Bruttowertes aus EU-Mitteln bezahlt werden.

In Horizont Europa können auch bereits vor Projektstart an der Einrichtung vorhandene Geräte, die noch nicht vollständig abgeschrieben sind, in EU-Projekten genutzt und weiter abgeschrieben werden.

Verbrauchsmaterial

Kosten für Verbrauchsmaterial kann abgerechnet werden, wenn es  für die Projektdurchführung notwendig und erforderlich ist, und der Kauf während der Projektlaufzeit erfolgt.

Interne Leistungsverrechnung

Die Stückkostensätze der Einrichtung können abgerechnet werden. Die Berechnungsmethode muss dazu schriftlich dokumentiert und die verbrauchte Stückzahl nachgewiesen werden. Die Berechnung und die zu Grunde gelegten Kosten dürfen nicht vom üblichen Vorgehen abweichen. In Horizont Europa wird die 25% Pauschale für indirekte Kosten nicht mehr auf interne Leistungsverrechnung gewährt. Stattdessen können aber die tatsächlichen indirekten Kosten mit abgerechnet werden.

Audit

Ein Audit (Certificate on the Financial Statements, CFS) wird erst ab einer Zuwendung von 430.000 Euro (neu in Horzont Europa: inklusive der indirekten Kosten) je Partner und ausschließlich am Projektende durchgeführt. Die Kosten dafür können über das Projekt abgerechnet werden und sollten schon bei der Antragstellung eingeplant werden. Ein Audit kann in Horizont Europa zusätzlich durch die EU-Kommission bis zu zwei Jahre nach der Abschlusszahlung durchgeführt werden.

Mehrwertsteuer

Die Mehrwertsteuer ist in Horizont Europa wie schon in Horizont 2020 förderfähig, sofern sie nicht von anderer Stelle erstattet wird (z.B. bei Vorsteuerabzugsberechtigung).

Nicht erstattet werden Kosten wie Rückstellungen für mögliche zukünftige Verluste oder Verbindlichkeiten, Wechselkursverluste, Kosten in Verbindung mit Kapitalrendite, im Rahmen anderer EU-Maßnahmen oder EU-Programme erstattete Kosten, Verbindlichkeiten durch Schulden und Schuldenbedienung und übertriebene oder unachtsame Ausgaben.

Erstattungsfähige indirekte Kosten

Es gilt ein Pauschalsatz von 25% der direkten förderfähigen Kosten. Ausgaben für Unteraufträge sowie interne Leistungsverrechnungen werden dabei allerdings nicht berücksichtigt.

Förderhöhen

• Forschungs- und Innovationsmaßnahmen (RIA): 100% für alle
• Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahmen (CSA): 100% für alle
• Innovationsmaßnahmen (IA): grudsätzlich 70%, für non-profit Organisationen (z.B. Hochschulen): 100%
• Maßnahmen zur Kofinanzierung: mindestens 30% und maximal 70%